Posted 16 mars 2021 in Blog, Conception simultanée, Ingénierie.

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Webinaire RHEA : Saisir la conception simultanée pour les infrastructures critiques

Le 9 mars 2021, nous avons organisé notre premier webinaire RHEA Talk au cours duquel trois experts ont exploré la puissance de la conception simultanée pour les projets complexes, animé par John Bone, directeur commercial du Groupe RHEA :

  • Sam Gerené, Responsable de l’unité commerciale SEMT de RHEA.
  • Rajko Brokken, Change Manager, Organisation néerlandaise du matériel de défense (DMO).
  • Mark Roberts, Directeur du développement commercial de RHEA en Sécurité et Défense.

RHEA fournit des services de conception simultanée au DMO néerlandais depuis plus de 18 mois, sous la direction de Sam Gerené, qui a plus de 15 ans d’expérience dans l’utilisation et le développement de la méthodologie de conception simultanée et des logiciels associés. Mark Roberts est notamment directeur de projet pour le Port Spatial 1, dont la construction est prévue à North Uist en Écosse, et qui utilise la conception simultanée pour de nombreux aspects du projet.

Nous résumons ici les réponses de nos experts à certaines des questions soulevées lors de l’événement. Vous pouvez également regarder la vidéo de l’événement complet.

Quels sont les facteurs liés à la réussite des projets de conception simultanée ?

Rajko : Il est important d’avoir le soutien des échelons supérieurs de l’organisation. Il s’agit de les convaincre que cela les aidera à atteindre leurs objectifs stratégiques plus rapidement. Il faut également obtenir le soutien des personnes qui seront impliquées dans les projets. Il ne faut généralement pas beaucoup de temps avant qu’ils n’en perçoivent les avantages, comme la prise de décision beaucoup plus rapide et le plaisir de travailler en face à face et de manière interactive. Cela nous rend plus agiles et c’est plus agréable pour tout le monde.

Mark : Les principales mesures du succès incluent le fait de disposer d’une seule version de la « vérité », mais l’avantage le plus important est l’élément de collaboration et de communication. Il permet également de maintenir les exigences et les preuves pour les régulateurs.

Rajko : Avant de commencer, nous avons visité d’autres organisations [utilisant la conception simultanée] et avons appris qu’elles étaient en mesure d’accélérer le processus d’approvisionnement par des facteurs de trois ou quatre, qu’elles avaient une réduction des échecs de 30% et une réduction des ressources nécessaires de 50%. Après seulement un an et demi, nous avons déjà accéléré le processus de deux à trois fois, et nous pensons pouvoir atteindre le facteur quatre obtenu par l’ESA. L’amélioration de la qualité des produits et de l’interaction entre nos ingénieurs est également importante.

RHEA Group Sam GereneAu lieu d’aborder le problème de manière séquentielle, nous parallélisons une grande partie du travail en réunissant toute l’équipe dans le cadre d’un processus bien documenté et reproductible. Il n’est pas nécessaire d’attendre qu’un expert finalise tout son travail pour que le suivant puisse commencer à travailler. En procédant ainsi, nous pouvons obtenir des résultats quatre fois plus vite avec la moitié de l’énergie habituellement nécessaire.

Sam Gerené, responsable de l’unité commerciale SEMT de RHEA

Quelles applications ne seraient pas possibles sans la conception simultanée ?

Sam : La plupart des choses sont possibles sans conception simultanée, mais cela vous prendra beaucoup plus de temps et les risques d’échec sont plus élevés. Les projets que nous réalisons pour le ministère néerlandais de la Défense, par exemple, consistent à fournir des capacités aux personnes sur le terrain lorsqu’elles en ont besoin. Il est davantage important qu’elles les obtiennent en temps voulu ce qui veut dire que nous devons devenir plus rapides et plus agiles. Grâce à la conception simultanée, nous pouvons nous assurer que la solution répond aux besoins de plusieurs parties prenantes du premier coup et qu’elle tient compte des exigences de sécurité dès le départ.

Mark : Nous utilisons la conception simultanée pour le projet Port Spatial 1 car nous devons nous assurer que nous ne concevons pas quelque chose qui empêche les entreprises de l’utiliser. Elles ont toutes des exigences différentes et la conception prendrait beaucoup de temps autrement, mais nous sommes dans une course pour atteindre le statut opérationnel aussi vite que possible.

Quel a été l’impact de COVID sur vos projets de conception simultanée ?

Rajko : Outre les données, l’agilité est également essentielle. Nous avons essayé de maintenir les principes de la conception simultanée qui sont mieux respectés avec une présence physique et une collaboration facilitée, mais depuis COVID, nous avons dû travailler de manière hybride. Ce n’est pas la façon optimale d’utiliser la conception simultanée, surtout lorsque vous l’introduisez dans votre organisation, mais nous avons quand même pu soutenir nos clients internes et accélérer leurs projets.

Mark : Nos partenaires sont répartis dans le monde entier, je n’aurais donc probablement pas pu les rencontrer tous. Notre approche a été très concentrée, y compris sur l’interaction entre les équipes, même si nous travaillons de manière hybride.

Rajko Brokken Dutch DMO MoD smallEn tant que gestionnaire du changement, je dirais que la conception simultanée est efficace. Il s’est avéré très rapidement qu’elle avait le potentiel de contribuer à notre objectif stratégique. Elle implique les employés de manière active, sans leur prescrire ce qu’ils doivent faire mais en les invitant à participer. La collaboration et le renforcement de l’esprit d’équipe sont également un aspect très bénéfique de la conception simultanée – en fait, nos participants nous disent après chaque étude combien c’est amusant ! Je suis un client très satisfait jusqu’à présent.

Rajko Brokken, responsable du changement, Organisation néerlandaise du matériel de défense (DMO)

De combien pouvez-vous réduire le cycle de vie d’un projet si vous utilisez la conception simultanée ?

Sam : La référence que nous utilisons est l’Agence spatiale européenne où j’ai travaillé dans l’installation de conception simultanée pendant environ 11 ans. Nous avons mesuré que nous étions en mesure d’accélérer par un facteur de quatre – la faisabilité d’une mission spatiale prenait de 6 à 9 mois et maintenant ils le font en 4 à 8 semaines. Au ministère néerlandais de la défense, nous nous rapprochons déjà de ces chiffres.

Les résultats dépendent de l’équipe dans l’organisation et de son mode de travail habituel. Pour certaines études, nous avons été deux fois plus rapides, parfois quatre fois plus rapides et parfois même dix fois plus rapides. Je pense qu’en général, il est juste de dire qu’un projet peut être réalisé deux et quatre fois plus vite si vous faites appel aux bons experts.

À quoi ressemble l’avenir de la conception simultanée ?

Sam : Au fur et à mesure que la technologie progresse, nous pouvons adopter des choses qui nous aident à mieux faire notre travail. À l’ESA, des travaux sont en cours pour utiliser la réalité augmentée et virtuelle (AR/VR) dans le processus. Et nous collaborons avec d’autres acteurs pour intégrer l’intelligence artificielle (IA) afin d’aider les ingénieurs à trouver de meilleures solutions plus rapidement. L’équipe peut être créative et proposer une solution possible, puis nous utilisons l’IA pour analyser s’il existe de meilleures architectures potentielles, avec lesquelles l’équipe peut ensuite travailler.

Rajko : Il est bon d’évoluer et d’ajouter l’IA et la RV à la méthode de conception simultanée. Mais mon conseil est de s’en tenir aux principes fondamentaux de la participation physique dirigée par un facilitateur. L’IA, la RV et la RA ne sont que des technologies destinées à soutenir le processus, et non à remplacer les ingénieurs. C’est la matière grise des personnes que vous réunissez qui est vitale et l’une des retombées très bénéfiques de la conception concourante est le renforcement de l’esprit d’équipe et de la collaboration, ainsi que l’acceptation accrue des points de vue des autres car le système est fondé sur les données.

RHEA Group Mark RobertsLes infrastructures critiques sont, par nature, complexes. Il y a toujours de nombreuses parties prenantes dont les exigences sont souvent différentes et potentiellement contradictoires. Les dépendances du projet peuvent engendrer des pressions différentes. De plus, certaines réglementations doivent être intégrées et la sécurité doit être incorporée dès le départ. Et tous ces éléments peuvent changer. La conception simultanée est capable de suivre tout cela, en vous donnant une seule version de la vérité, ainsi que d’optimiser la collaboration entre les équipes multidisciplinaires.

Mark Roberts, directeur du développement commercial de RHEA en sécurité et défense.

Comment vous adaptez-vous lorsque plusieurs entrepreneurs sont impliqués ?

Sam : Nous avons un processus documenté et rééditable, mais nous apprenons et adaptons constamment ce que nous faisons. La conception simultanée n’est pas rigide au point de ne pas vous permettre de dévier légèrement et les facilitateurs auront leur propre style. Mais il existe des valeurs fondamentales dont il faut être conscient et que nous appelons « règles d’engagement ».

Rajko : Une option consiste à inclure dans vos contrats des critères exigeant l’utilisation d’une certaine méthode. Une autre solution consiste à promouvoir la conception simultanée au sein de notre écosystème et à inviter les gens à participer à des sessions – lorsqu’ils y sont autorisés, par exemple après qu’un contrat leur a été attribué – afin de créer un terrain de jeu égal en termes d’approche d’un projet.

Comment gérez-vous la résistance au changement ?

Rajko : Assurez-vous qu’il y a une raison impérieuse de changer et qu’elle fait partie de vos objectifs stratégiques – dans notre cas, il s’agissait d’accélérer le processus d’approvisionnement. Ensuite, vous devez inviter vos principales parties prenantes à voir comment cela fonctionne, quels résultats peuvent être obtenus et quelles conditions doivent être remplies pour que cela fonctionne. Et assurez-vous de faire appel à l’expertise appropriée pour démontrer les résultats à vos employés. Il s’agit donc d’une approche descendante et ascendante.

Il est essentiel de bien définir les besoins dès le départ, par exemple en matière de sécurité. Il y a un proverbe dans le monde de la sécurité qui dit que si vous concevez des mesures de sécurité dès le départ, elles coûteront X. Mais si vous les concevez rétrospectivement, elles coûteront un multiple de X – et l’opinion conventionnelle est que le coût est 10 fois X.

Mark Roberts, directeur du développement commercial de RHEA en sécurité et défense.

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